Por qué fallan los proyectos de software a medida (y cómo evitarlo antes de invertir)

En organizaciones con procesos críticos, el problema rara vez es "el código" o el lenguaje de programación elegido. El problema suele ser decidir una inversión significativa sin haber evaluado lo fundamental: el alcance real, los riesgos ocultos, las dependencias y la viabilidad técnica.

Esta guía explica qué falla realmente en los proyectos de tecnología en Perú y cómo reducir la incertidumbre antes de comprometer su presupuesto operativo.

El costo invisible de la improvisación

Es una historia frecuente en el entorno empresarial B2B: se aprueba un presupuesto para un desarrollo a medida, se inicia con entusiasmo, y seis meses después el escenario es crítico.

• "El presupuesto se duplicó por cambios en el alcance".
• "El cronograma se extendió indefinidamente por problemas de integración".
• "El sistema se entregó, pero el equipo operativo se niega a usarlo porque es más lento que el Excel".

En el desarrollo de software para operaciones críticas, el riesgo se define antes de escribir la primera línea de código.

Si su organización está evaluando un proyecto con impacto directo en la operación, lo más rentable no es buscar quién programa más rápido, sino quién identifica los riesgos antes de cotizar.

Qué significa realmente "fallar" en software a medida

Cuando hablamos de "falla", no nos referimos necesariamente a que el software arroje un error o "pantallazo azul". En el contexto de negocios, el fallo es mucho más sutil y costoso.

Un proyecto falla cuando:

• El sistema se entrega, pero no se adopta: Los usuarios finales encuentran formas de rodear el sistema para seguir trabajando como antes.
• El sistema opera, pero no escala: Funciona bien con 10 usuarios, pero colapsa cuando entra toda la fuerza de ventas o en picos de facturación.
• Funciona, pero rompe procesos: Digitaliza el caos existente en lugar de optimizar el flujo de trabajo.
• Cumple requisitos, pero no objetivos: Tiene todas las funciones pedidas, pero no reduce el tiempo operativo ni mejora la rentabilidad.
• Termina en "parches" permanentes: Se vuelve un sistema "Frankenstein" difícil de mantener y auditar.

Para profundizar en cuándo elegir una solución propia frente a una comercial, revise nuestra guía sobre ERP a medida vs. Enlatado: ¿Cuál conviene a su empresa?.

Las 7 causas reales (no obvias) por las que fallan los proyectos

Tras años recuperando proyectos estancados y desarrollando plataformas críticas, hemos identificado los verdaderos motivos del fracaso.

1. Se cotiza antes de entender el alcance real

Muchos proveedores entregan un precio fijo basado en una conversación de una hora. Esto obliga a negociar sobre supuestos, no realidades.

• Síntoma: Recibe tres cotizaciones con diferencias de precio abismales (ej. una de $10k y otra de $80k) para "lo mismo".
• Por qué ocurre: El alcance está incompleto y cada proveedor asume riesgos distintos.
• Señal de alerta: El proveedor entrega un precio final sin haber hecho preguntas operativas profundas ni cuestionado sus procesos.

2. Requisitos "funcionales" sin criterio de éxito operacional

• Síntoma: El software tiene el módulo de "Reportes", pero generar uno toma 15 clics y 3 minutos, haciéndolo inútil para la operación diaria.
• Por qué ocurre: Se listan pantallas y botones, pero no resultados de negocio ni tiempos de ejecución.
• Señal de alerta: No existen KPIs de operación (tiempo máximo de respuesta, tasa de error permitida) en el documento de requerimientos.

3. Dependencias ocultas (Integraciones y Datos)

• Síntoma: "Solo falta integrar con el ERP" y esa tarea, que parecía menor, retrasa el proyecto 3 meses.
• Por qué ocurre: Se subestima la complejidad de conectar sistemas legados, la calidad de los datos actuales o la burocracia de terceros.
• Señal de alerta: Nadie ha mapeado técnicamente los sistemas existentes, las fuentes de datos y quiénes son los responsables de TI de cada lado.

4. Arquitectura no diseñada para el escenario real

• Síntoma: El sistema vuela en el entorno de pruebas, pero se cae el día de lanzamiento o cierre de mes.
• Por qué ocurre: No se modelaron escenarios de alta concurrencia, picos de uso o latencia de red real.
• Señal de alerta: No existen pruebas de carga planificadas ni criterios de disponibilidad (SLA) definidos.

5. Gobierno de datos inexistente

• Síntoma: Un usuario borra un registro crítico y nadie sabe quién fue ni cuándo pasó.
• Por qué ocurre: Se prioriza que el software "funcione" antes que sea "controlable" y auditable.
• Señal de alerta: No hay una matriz de roles y permisos detallada, ni logs de auditoría (trazabilidad) como requisito obligatorio.

6. La organización no está lista (Procesos indefinidos)

• Síntoma: Los desarrolladores tienen que rehacer el flujo cada semana porque "así no es como lo hacemos en realidad".
• Por qué ocurre: Se intenta que el software defina el proceso, cuando el software solo debe acelerar un proceso ya definido.
• Señal de alerta: No hay un dueño de proceso (Process Owner) asignado que tenga la última palabra sobre cómo debe operar el flujo.

7. Falta de método de entrega (El efecto túnel)

• Síntoma: Pasan meses sin ver nada tangible, solo reportes de "avance del 60%".
• Por qué ocurre: Gestión de proyectos tradicional sin hitos verificables.
• Señal de alerta: No existe un checklist de aceptación por fase ni demos quincenales.

Cómo reducir el riesgo antes de invertir en software a medida

La ingeniería de software profesional no se trata de adivinar, se trata de validar. Para evitar los puntos anteriores, las organizaciones maduras no inician "construyendo", inician "diseñando".

Una práctica responsable antes de cualquier desarrollo mayor incluye:

Checklist rápido: 10 preguntas antes de pedir una cotización

Si puede responder estas preguntas con claridad, su proyecto tiene altas probabilidades de éxito. Si no, es señal de que necesita una etapa de definición previa.

1. ¿Cuál es el proceso operativo exacto que no puede fallar?
2. ¿Qué sistemas externos deben integrarse sí o sí para que esto funcione?
3. ¿Qué datos existen hoy, dónde están y qué tan limpios están?
4. ¿Qué roles y permisos específicos requiere la operación para mantener la seguridad?
5. ¿Cuáles son los picos de uso (concurrencia) esperados en el peor escenario?
6. ¿Qué reportes son críticos para la toma de decisiones diaria?
7. ¿Existe alguna normativa de auditoría o protección de datos que debamos cumplir?
8. ¿Qué parte del sistema debe estar lista primero para empezar a generar valor (ROI)?
9. ¿Quién es la persona interna con autoridad para aprobar cambios y prioridades?
10. ¿Qué sería un "éxito" medible 90 días después del lanzamiento?

Cuándo sí conviene desarrollar software a medida

A pesar de los riesgos, el software a medida sigue siendo la única vía para empresas que buscan ventaja competitiva. Conviene cuando:

• Sus procesos son un diferenciador de mercado y ningún software estándar ("enlatado") se ajusta.
• Necesita soberanía total y control sobre sus datos.
• Tiene una operación con alta concurrencia o requisitos de disponibilidad que soluciones SaaS genéricas no garantizan.
• Requiere integraciones complejas entre múltiples áreas y sistemas legados.

Para más contexto sobre esta decisión, consulte Plataformas Internas y ERP a Medida para Empresas.

Conclusión: El riesgo se reduce antes de escribir código

El costo real de un proyecto de software fallido no son las horas de desarrollo perdidas, es el costo de oportunidad y el impacto en su operación.

Una buena evaluación técnica evita sobrecostos y convierte un proyecto "riesgoso" en una inversión de ingeniería controlada. Decidir bien, con los planos sobre la mesa, es parte de la ingeniería, no burocracia.

¿Evalúa un proyecto con impacto operativo?

Antes de invertir en desarrollo, una evaluación técnica de factibilidad permite identificar riesgos críticos, definir un alcance preliminar sólido y estimar con supuestos claros.

Orientado a organizaciones con procesos complejos y presupuesto acorde a implementación a medida.

Artículo basado en experiencias de Artisan desarrollando plataformas internas, educativas y de gestión crítica en Perú.